Gestión Multiple de Activos Fijos
La Gestión Masiva de Activos Fijos en el sistema ABACUS ERP es una herramienta diseñada para permitir al usuario actualizar o registrar cientos de activos de forma simultánea utilizando plantillas de Microsoft Excel. Su propósito fundamental es optimizar el tiempo de procesamiento garantizando que la información se mantenga íntegra y validada bajo las reglas contables del módulo.
A continuación, se detalla el proceso y los puntos clave que debe considerar para su ejecución:
¿Qué significa la Gestión Masiva?
Significa que el sistema procesa un archivo de datos en lote en lugar de requerir que el usuario edite cada ficha de activo individualmente. Este proceso se rige por la regla de "todo o nada": el sistema realiza una validación integral de todo el archivo y, si detecta un solo error en cualquier fila o columna, no se actualiza ni se importa ningún registro para preservar la integridad de la base de datos.
Flujo del Proceso
Para ejecutar una gestión masiva, debe seguir estos pasos secuenciales:
- Descargar la plantilla oficial: Es obligatorio usar el formato de Excel proporcionado por el sistema.
- Completar la información: En el caso de actualizaciones, solo debe llenar los campos que desea modificar; las celdas vacías el sistema las interpreta como "No modificar".
- Configurar cambios generales: Desde la pantalla del sistema, puede seleccionar parámetros globales como la Ubicación, el Tipo de Activo o el Estatus que se aplicarán a todo el lote si es necesario.
- Cargar y Ejecutar: Subir el archivo Excel y presionar el botón de ejecución.
- Revisión: Verificar los mensajes de éxito o, en caso de errores, revisar el detalle (fila y columna) para corregir el archivo y volver a intentar.
Consideraciones Críticas para la Ejecución
Para que el proceso sea exitoso, es indispensable tener en cuenta los siguientes aspectos técnicos y de negocio:
- Restricciones de la Plantilla:
- No modificar el orden de las columnas, ni agregar o eliminar ninguna.
- Los datos deben iniciar siempre en la fila 2 (la fila 1 es para encabezados).
- El Código del Activo es el identificador único; si se deja vacío en una importación, el sistema lo genera automáticamente según la configuración del tipo de activo.
- Reglas de Actualización de Datos:
- Borrado de valores: Para dejar un campo vacío (NULL) en la base de datos, debe escribir exactamente el comando xBORRARx en la celda correspondiente.
- Recálculos Automáticos: Si modifica datos financieros (Precio, Moneda, Meses de Depreciación o Valor de Salvamento), el sistema recalcula automáticamente la depreciación mensual, la acumulada y el valor en libros.
- Gestión de Estatus (Activo/Inactivo):
- Para inactivar: Es obligatorio incluir una Fecha de Baja que pertenezca a un periodo contable abierto.
- Para activar: Si marca un activo como "Sí", el sistema elimina automáticamente cualquier fecha o motivo de baja previo.
- Validaciones del Sistema: El sistema verificará la existencia de los activos, que las fechas sean válidas, que los catálogos (ubicaciones, grupos, tipos) existan y que no se dupliquen códigos.
Recomendaciones de Seguridad
- Pruebe primero con pocos registros para asegurarse de que los datos y el formato son correctos antes de procesar el inventario completo.
- Cada cambio masivo queda registrado con el nombre del usuario, fecha y hora para fines de auditoría.
Actualizado: 2026-10-20