Centros de Costos
En algunas ocasiones los centros de costos son idénticos a los departamentos, sin embargo los centros de costos son utilizados como centros contables al momento de realizar la contabilización de las nóminas.
Por ejemplo una empresa puede tener los siguientes departamentos: Gerencia, Administración, Contabilidad, Ventas, Caja, Bodegas e Informática; sin embargo, al momento de contabilizar la planilla los gastos incurridos podrían pertenecer solamente a dos centros de costos: gastos de administración y gastos de ventas.
A continuación se describe el procedimiento para realizar la configuración contable de la nómina en el sistema ABACUS ERP. El objetivo es asociar los diferentes conceptos de la nómina (devengados, deducciones, provisiones) con las cuentas contables correspondientes para automatizar el proceso de contabilización.
Configuración Contable de Nómina
1. Acceder a la Configuración Contable por Centro de Costo
La configuración contable en ABACUS se gestiona a nivel de centros de costo, a los cuales se asignan los empleados.
Paso 1: Navegar a Centros de Costo
Diríjase al módulo de Administración de Nómina y seleccione la opción de Centros de Costo.
Paso 2: Seleccionar un Centro de Costo
En la lista de centros de costo, seleccione aquel para el cual desea realizar la configuración. Cada centro de costo muestra los empleados que tiene asignados.
2. Configuración Manual de Conceptos Contables
Una vez dentro del centro de costo, puede empezar a asociar los conceptos de nómina con las cuentas contables.
Paso 3: Añadir una Nueva Configuración
Haga clic en el botón "Nuevo" para agregar una nueva regla contable.
Paso 4: Definir la Regla Contable
El sistema le solicitará la siguiente información:
- Código de Concepto: Seleccione el concepto de nómina que desea configurar (ej: Salario Quincenal, Aguinaldo, etc.).
- Tipo de Movimiento: Especifique si el movimiento será un Débito o un Crédito con una D o una C respectivamente.
- Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable de su catálogo que se afectará.
De esta manera, se establece cómo cada concepto de la nómina afectará a la contabilidad. Por ejemplo, para el "Salario Quincenal", se puede configurar un débito a una cuenta de gasto de salario.
El aguinaldo requiere una configuración dual para registrar tanto el gasto como la provisión correspondiente.
• Registro del Gasto (Débito):
• Registro de la Provisión (Crédito):
Este proceso se debe repetir para todos los conceptos que componen la nómina, como devengados, deducciones o provisiones.
3. Métodos de Configuración Masiva
ABACUS ERP ofrece herramientas para agilizar la configuración contable cuando se manejan múltiples centros de costo.
3.1 Importación desde Excel
Paso 5: Preparar el Archivo de Importación
Para realizar una carga masiva, puede utilizar un importador que funciona con un archivo de Excel. Este archivo debe contener las siguientes columnas:
- Código del Centro de Costo
- Código del Concepto de Nómina
- Tipo de Movimiento (D para débito o C para crédito)
- Código de la Cuenta Contable
Paso 6: Subir el Archivo
Una vez preparado el archivo Excel, utilice la herramienta de importación en ABACUS ERP para subirlo. El sistema procesará el archivo y creará las configuraciones contables de forma masiva.
3.2 Copiar Configuración entre Centros de Costo
Paso 7: Utilizar la Herramienta de Copia
Si un nuevo centro de costo debe tener la misma configuración contable que uno ya existente, puede utilizar la función de copiar.
- Seleccione el centro de costo de destino (el que recibirá la configuración).
- Haga clic en el botón de "Copiar configuración contable".
- En la ventana emergente, seleccione el centro de costo de origen (el que ya tiene la configuración completa).
- Acepte la operación. El sistema replicará toda la configuración contable del centro de costo origen al de destino.
4. Contabilización de la Nómina
Una vez que la configuración contable está completa para todos los centros de costo y conceptos, y la nómina ha sido procesada y autorizada, el paso final es la contabilización.
Paso 8: Ejecutar el Proceso de Contabilización
Dentro de las opciones de la nómina, encontrará el proceso de Contabilización. Al ejecutarlo, el sistema utilizará las reglas definidas para generar los asientos contables correspondientes de forma automática.
Actualizado: 2026-10-20